Truyền thông nội bộ là gì

Truyền thông nội bộ tốt đảm bảo sự rõ ràng cho mọi người trong tổ chức. Xây dựng một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả là một cách tuyệt vời để làm cho nơi làm việc của bạn hiệu quả hơn, hợp tác và gắn bó hơn. Truyền thông nội bộ được xem là tương lai của công việc. Cho dù bạn đang phát triển một doanh nghiệp quy mô nhỏ hay lớn, truyền thông nội bộ của bạn có ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của công ty bạn. Hãy cùng Giaiphapdonggoi.net tìm hiểu về truyền thông nội bộ là gì nhé!

Mục Lục [Ẩn]

1. Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ chia sẻ thông tin về công ty để nhân viên có thể thực hiện tốt công việc của mình. Truyền thông nội bộ giữ cho mọi người được thông báo.

Truyền thông nội bộ là gì?

Mục đích của truyền thông nội bộ là cung cấp một luồng thông tin hiệu quả giữa các bộ phận của tổ chức và các đồng nghiệp. Điều này áp dụng cho cả chuỗi quản lý / nhân viên lên và xuống. Nó cũng hoạt động giữa các nhân viên đang tương tác với nhau trong công ty. Truyền thông nội bộ vững chắc sẽ giúp nuôi dưỡng văn hóa công ty và xây dựng sự gắn bó của nhân viên.

Kế hoạch truyền thông nội bộ

Một kế hoạch truyền thông nội bộ đóng vai trò như một lộ trình thúc đẩy nhân viên hành động thông qua việc chia sẻ thông tin. Kế hoạch khuyến khích sự hợp tác nâng cao vì nó làm cho các mục tiêu rõ ràng.

Chiến thuật là một phần của kế hoạch truyền thông nội bộ và cần chỉ ra các sáng kiến ​​và hành động cụ thể cần thiết để đạt được các mục tiêu kinh doanh của bạn.

Công nghệ hoặc phương pháp được sử dụng để cung cấp các chiến thuật này phải phù hợp với đối tượng mục tiêu, chẳng hạn như kết nối thông qua Slack để cập nhật về một dự án trong thời gian thực.

2. Các loại và kênh liên lạc nội bộ

Nhân khẩu học của lực lượng lao động liên tục thay đổi, điều này làm nổi bật nhu cầu về các kênh truyền thông khác nhau. Bất cứ nơi nào nhân viên làm việc và bất cứ điều gì họ làm, có một lợi thế cho cả giao tiếp nội bộ trong văn phòng và từ xa.

Các loại và kênh liên lạc nội bộ

Việc chia sẻ thông tin có thể bằng lời nói hoặc điện tử thông qua các hệ thống như mạng nội bộ của công ty. Vẻ đẹp của mạng nội bộ là nó hoạt động 24/7 và nhân viên có thể truy cập vào nó từ bất kỳ vị trí nào có kết nối internet.

Các loại truyền thông nội bộ là gì? Có năm nguồn thông tin liên lạc nội bộ chính:

• Management (ban quản lý) - người phân phối thông tin như chiến lược, kết quả của công ty, thông tin nội bộ và bên ngoài, và các thông tin chung quan trọng khác.
• Team (nhóm) - giữa các đồng nghiệp làm việc với nhau để đạt được cùng một mục tiêu cuối cùng.
• Face-to-face (Mặt đối mặt) - thông báo ngắn gọn cho các cá nhân về các nhiệm vụ và tình huống.
• Peer - trò chuyện thân mật giữa các đồng nghiệp để chia sẻ thông tin.
• Resources (tài nguyên) - mạng nội bộ, email, mạng xã hội, nhắn tin, cuộc gọi video, điện thoại.

Mỗi loại này sử dụng một kênh cụ thể để đạt được mục tiêu giao tiếp nội bộ:

• Bằng lời nói - truyền thông tin bằng cách truyền miệng.
• Điện tử - cách hầu hết thông tin bằng văn bản được chia sẻ.
• Giấy - một cách giao tiếp bằng cách sử dụng áp phích và đồ họa.

3. Những lý do chính làm nổi bật tầm quan trọng của truyền thông nội bộ

• Tăng cường sự tham gia của các nhân viên và năng suất

Bắt đầu các cuộc trò chuyện phù hợp trong tổ chức của bạn và tập hợp các nhà lãnh đạo, đối tác và nhân viên lại với nhau để tập trung vào các chiến lược nội bộ nhằm thúc đẩy sự tham gia và năng suất. Nhân viên nên được khuyến khích để gửi ý tưởng và ý kiến ​​của họ. Điều này sẽ khiến nhân viên cảm thấy có giá trị và được lắng nghe, từ đó dẫn đến sự tương tác. Khi họ tích cực tham gia, họ có động lực để làm việc chăm chỉ hơn và hoàn thành công việc có chất lượng tốt hơn.

• Thúc đẩy việc cung cấp thông tin

Một trong các lợi ích khác của truyền thông nội bộ là truyền tải đúng thông điệp đến những người có liên quan. Công nghệ hiện đại có nghĩa là hầu hết chúng ta kết nối vào một số thời điểm trong ngày, đặc biệt là tại nơi làm việc. Nhiều nhân viên có quyền truy cập vào mạng nội bộ của công ty mà họ có thể kết nối khi phù hợp với họ và luôn cập nhật những thông tin liên lạc có liên quan.

Những lý do chính làm nổi bật tầm quan trọng của truyền thông nội bộ

• Giúp cải thiện trải nghiệm của nhân viên

Các tổ chức có thể sử dụng giao tiếp nội bộ để cải thiện trải nghiệm của nhân viên Điều này giúp duy trì khả năng giữ chân nhân viên vì khi làm việc cho một công ty quan tâm đến nhân viên của mình sẽ gửi đi một thông điệp tích cực. Truyền thông nội bộ có thể được dùng để quảng cáo:

- Sự kiện của công ty.

- Thành viên của câu lạc bộ thể thao.

- Đồ uống lành mạnh và đồ ăn nhẹ miễn phí.

- Dịch vụ taxi miễn phí cho nhân viên đi làm muộn.

- Sự ra đời của một khu vực thư giãn.

• Chia sẻ mục tiêu

Để truyền đạt lộ trình kinh doanh một trong những cách tốt nhất của bạn là tận dụng nền tảng giao tiếp nội bộ của bạn. Đưa ra một cái nhìn tổng quan và giải thích về các mục tiêu của bạn thông qua một luồng thông tin nhất quán giúp nhân viên cảm thấy được thông tin đầy đủ và có khả năng thực hiện các hành động. Một lộ trình rõ ràng cũng sẽ được nhấn mạnh đến chiến lược của công ty để mọi người trong nhóm hoặc bộ phận có một cái nhìn xác định về nơi mà tổ chức đang hướng tới. Sự rõ ràng về lộ trình này có thể thúc đẩy sự tự tin trong việc đưa ra quyết định và thực hiện các vai trò.

• Cung cấp điểm lấy nét

Truyền thông nội bộ có thể được sử dụng để sắp xếp và hướng dẫn các nhóm cách sắp xếp thứ tự ưu tiên và phân bổ nỗ lực. Giao tiếp nội bộ rõ ràng trong môi trường làm việc đảm bảo nhân viên sẽ nhận thức được thời hạn và có thể đặt lịch trình thời gian để đạt được chúng. Trọng tâm này cũng nhấn mạnh cách một dự án nhỏ hơn phù hợp với bức tranh tổng thể và tại sao thời hạn cụ thể lại quan trọng. Ví dụ, việc cài đặt phần mềm mới cho bộ phận nhân sự có thể cần được triển khai để nắm bắt xu hướng thời vụ.

• Thúc đẩy hành động

Truyền thông nội bộ thúc đẩy cả hành động bên trong và bên ngoài. Ví dụ: nó có thể ủy quyền cho mọi người thực hiện một nhiệm vụ, yêu cầu họ giao tiếp với nhà cung cấp hoặc thu thập ý kiến ​​thông qua số lượt thích cho một sản phẩm mới trên trang mạng nội bộ. Có thể mất vài giây để truyền đạt một phần thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả.

Mọi người có xu hướng trả lời nếu họ chỉ cần nhấn một nút, hơn là viết một phản hồi dài. Điều này đặc biệt áp dụng cho các thế hệ trẻ, những người đã lớn lên trong kỷ nguyên kỹ thuật số.

• Gắn kết mọi người trong hoàn cảnh khó khăn lại với nhau

Trong thời kỳ khủng hoảng, truyền thông nội bộ được xem là một công cụ có giá trị. Có thể giao tiếp nhanh chóng và dễ dàng với những người phù hợp trong tổ chức có thể giảm bớt căng thẳng và hoàn thành công việc. Một trong những lợi thế khác là nó có thể làm giảm bớt tin đồn. Không có gì có thể lan truyền nhanh hơn những câu chuyện phiếm trong văn phòng và sự giao tiếp chính xác từ cấp quản lý có thể ngăn chặn những tình huống tiêu cực. Điều này cũng có thể ảnh hưởng đến thông tin liên lạc bên ngoài, vì danh tiếng của một tổ chức có thể dễ dàng bị tổn hại bởi những tin đồn không đúng sự thật.

• Cho phép thay đổi

Công nghệ đang phát triển nhanh chóng. Cạnh tranh rất khốc liệt và các công ty phải đi trước đối thủ để thành công. Tại sao giao tiếp nội bộ lại quan trọng về mặt này? Bởi vì nó cho phép các doanh nghiệp phản ứng nhanh với các tình huống khí hậu, môi trường và các tình huống bất ngờ.

Điều này có thể bao gồm từ việc một cửa hàng bán lẻ giảm giá bánh mì ở mọi cửa hàng trong bang để phù hợp với sự cạnh tranh, đến cảnh báo nhân viên trong ngành du lịch về thời tiết xấu. Giao tiếp nội bộ mạnh mẽ có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa việc tránh khỏi hoặc đang chịu đựng một cuộc khủng hoảng.

• Vượt qua biên giới

Tầm quan trọng của giao tiếp trong kinh doanh quốc tế có thể được nhìn thấy trong các tổ chức toàn cầu. Nhân viên có thể làm việc ở các múi giờ khác nhau và chỉ có một khoảng thời gian giới hạn để tổ chức các cuộc họp video hoặc cuộc gọi điện thoại. Giao tiếp nội bộ hiệu quả hỗ trợ sự hiểu biết, đặc biệt nếu mọi người nói các ngôn ngữ khác nhau.

Điều quan trọng là phải xem xét văn hóa khi giao tiếp với đồng nghiệp ở một quốc gia khác. Giọng điệu trong giao tiếp phải tôn trọng bất kỳ sự khác biệt văn hóa nào về thái độ làm việc, hành vi và phong tục tập quán.

• Quảng bá thương hiệu

Giao tiếp tích cực với bên ngoài là chìa khóa để củng cố danh tiếng của tổ chức . Khi nhân viên nói về công ty và chia sẻ thông tin qua mạng xã hội, họ sẽ trở thành những người ủng hộ. Hình thức xây dựng thương hiệu này có thể tác động đến sự thành công của tổ chức và kết quả từ việc giao tiếp nội bộ rõ ràng và khuyến khích nhân viên chia sẻ các thông tin.

4. Cách xây dựng một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả

Hầu hết các tổ chức, bất kể quy mô, nên có một kế hoạch truyền thông nội bộ được xây dựng tốt. Các chức năng của kế hoạch truyền thông nội bộ là gì và bạn lập kế hoạch này như thế nào?

Cách xây dựng một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả

Dưới đây là một số bước chính bạn nên bao gồm:

• Phân tích tình hình hiện tại của tổ chức - xác định nơi giao tiếp đã tốt và nơi nào có thể cải thiện.
• Xác định mục tiêu truyền thông - lợi thế của truyền thông nội bộ cho công ty của bạn là gì?
• Xác định đối tượng và phân khúc phù hợp - xác định các nhóm theo phòng ban, vị trí, kỹ năng, thế hệ… Chọn các danh mục phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
• Phác thảo thông điệp cốt lõi của bạn - rõ ràng để mọi người hiểu chúng.
• Chỉ định những chiến thuật và kênh giao tiếp của bạn - chẳng hạn như Gmail, Slack, Trello, nguồn cấp tin tức…
• Tạo lịch liên lạc nội bộ - và cập nhật lịch.
• Xác định những chỉ số hiệu suất chính để theo dõi kết quả - đo lường hiệu quả của truyền thông nội bộ giúp xác định các cải tiến cả ngắn hạn và dài hạn.

Chúng ta có thể thấy rằng có những yếu tố cốt lõi trong mọi chiến lược truyền thông nội bộ giúp xác định và vạch rõ những gì bạn nên hướng tới để đạt được. Nó nên tìm cách gắn kết nhân viên với tầm nhìn của công ty bằng cách thông báo, ảnh hưởng và thu hút mọi người ở tất cả các cấp của tổ chức. Ngoài ra, cần thực hiện điều này bằng nhiều kênh giao tiếp hai chiều, tạo ra tiếng vang và kết nối với mọi nhân viên. Khi bạn đã có điều này, bạn sẽ đạt được một định nghĩa truyền thông nội bộ vững chắc.

Xem thêm bài viết liên quan: 

• Networking là gì? Vai trò và các loại networking

• Văn hoá giao tiếp là gì? Vai trò của văn hóa giao tiếp tại nơi làm việc

Sponsor Ads

• Ad Space Available - Rent it Now!

Report this Page

Created on Sep 26th 2021 10:47. Viewed 237 times.

Share on APSense

Comments