Lưu ý cần chú ý khi tổ chức lễ khánh thành

by Sự kiện Ngàn Thông sự kiện Ngàn Thông

Lễ khánh thành được coi như một thông báo chính thức cho sự khởi đầu nhiều may mắn của công ty, doanh nghiệp. Đây là loại hình sự kiện được xử lý qua nhiều công đoạn, nên rất dễ mắc những sai sót. Vì vậy, hãy cùng Sự kiện Ngàn Thông tìm hiểu Lưu ý cần chú ý khi tổ chức lễ khánh thành để giảm rủi ro đến mức thấp nhất.

Lưu ý cần chú ý khi tổ chức lễ khánh thành

Đối tượng khách hàng

Đối tượng khách hàng là thông tin rất quan trọng và quý giá đối với mỗi doanh nghiệp. Xác định được đối tượng khách hàng đã là bước đầu thành công trong kế hoạch tổ chức buổi lễ rồi.

· Xác định đối tượng bao gồm số lượng và thông tin cụ thể những khách mời sẽ tham gia buỗi lễ, do đó cần lên danh sách cụ thể để dễ dang trong công tác quản lý, tránh thiếu xót không đáng có.
· Nhiều người sẽ đánh giá quy mô lễ khánh thành dựa trên số lượng khách mời nên cần xác định kỹ lưỡng cũng như điều phối những vấn đề phát sinh. Bên cạnh đó, có thể phân khác hàng thành nhiều nhóm đối tượng như độ tuổi, giới tính để giúp cho công tác chuẩn bị mọi việc phù hợp.

Nếu đối tượng mà doanh nghiệp hướng đến là người cao tuổi thì không nên tổ chức theo kiểu quá rầm rộ, khoa trương tạo điều kiện cho khách mời dễ tiếp cận. Còn nếu là người trẻ, việc tiếp cận sẽ tạo không gian thoải mái và sôi động,...

Chuẩn bị hệ thống thiết bị đầy đủ

Thiết bị sử dụng trong sự kiện cần được chuẩn bị đầy đủ, và kiểm tra chất lượng trước khi chương trình diễn ra. Và thiết bị là những vật dụng không thể thiếu trong bất kì sự kiện nào chứ không riêng lễ khánh thành.

· Do đó, cần phải set-up và chạy thử chương trình để có những điều chỉnh nhất định
· Cần tính toán vị trí bàn điều khiển hợp lý để thuận tiện cho sự kiện.
· Nhằm đảm bảo trong quá trình buổi lễ diễn ra sẽ không gặp bất kì sự cố như: âm thanh micro có vấn đề, ánh sáng bị hỏng,… ảnh hưởng đến chất lượng của chương trình. Cần có sự dự phòng khi hết pin micro hay hệ thống âm thanh bị vấn đề.

Vẫn phải đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch, kịch bản đã lên sẵn, tránh những sai xót không đang có.

Hoạt động trong sự kiện

Thời gian rất quý giá, việc đúng giờ là phép lịch sự tối thiểu đối với mỗi người. Và một doanh nghiệp lớn thì càng phải hiểu rõ những điều này. Điều này đòi hỏi khâu chuẩn bị cần được thực hiện một cách kỹ lưỡng, chu đáo trước giờ G. Với khách hàng, họ cần chính xác về thời gian vì không ai thích chờ đợi cả; với doanh nghiệp chính xác thời gian để lấy giờ đẹp, ngày đẹp cho buổi lễ khánh thành văn phòng hay trụ sở mới.

· Bắt đầu chương trình có thể là một vài tiết mục của ca sĩ khách mời hoặc đội múa lân để khuấy động không khí, gây sự chú ý của những người đang tham dự buổi lễ.
· Sau khi mọi người đã bắt đầu tập trung có thể người đại diện của của buổi lễ khánh thành sẽ bắt đầu bài phát biểu, mang tính chất thông báo, ra mắt mọi người trong buổi lễ.
· Trong buổi lễ sẽ cần MC nên các nhà tổ chức sự kiện thường thuê MC hoặc sử dụng MC sẵn có để dẫn dắt chương trình và các bước như trong kế hoạch sẽ lần lượt được diễn ra.
· Cuối buổi lễ có thể là một bữa tiệc tea break nhẹ của chủ doanh nghiệp gửi đến những khách mời tham dự.

Tình hình an ninh

Vì sự kiện mang tính chất cộng đồng nên vấn đề an ninh cần hết sức thắt chặt. Một phần để thể hiện sự trang trọng của buổi lễ, một phần để đảm bảo an toàn cho các khách mời tham gia. Cần chú ý trong các sự kiện quan trọng như lễ khánh thành nên tránh những đồ uống chứa cồn, đây thường là nguyên nhân gây mất trật tự.

Tuy nhiên, vẫn còn nhiều trường hợp có thể phát sinh ngoài ý muốn, nên cần đến nhân viên bảo vệ cho sự kiện. Yếu tố an ninh tuy không góp phần trực tiếp đến buổi lễ khánh thành, nhưng để khách mời tham gia với tâm lý thoải mái trong không gian an toàn cũng là một phần thành công của buổi lễ.

Phía trên là Lưu ý cần chú ý khi tổ chức lễ khánh thành mà Công ty tổ chức sự kiện Ngàn Thông muốn gửi đến quý bạn đọc để có những sự chuẩn bị thấu đáo khi bạn có ý định tổ chức loại hình sự kiện này. Hy vọng với những thông tin được cung cấp sẽ giúp bạn chuẩn bị thật tốt các công đoạn cho buổi lễ khánh thành thành công như mong đợi.