Booking Note là gì? Thông tin cơ bản về Booking Note

by Nhi Nguyen sinh viên

1. Booking note là gì?

Ở đây Booking Note chính là thỏa thuận lưu khoang. Nó là chứng từ ra đời nhằm thể hiện việc chủ đặt hàng đã đặt chỗ cùng các hãng tàu nhằm vận chuyển hàng hóa. Thường thì chủ hàng sẽ thực hiện booking thông qua các forwader hoặc là thông qua những công ty logistics. Nhưng cũng có thể lấy trực tiếp từ những hàng tàu hoặc hãng hàng không (nhưng không nhiều).

Thực tế trong cuộc sống hàng ngày thì chúng ta cũng thường xuyên gặp từ booking khá nhiều, thậm chí rằng đã sử dụng thói quen từ này. Ví dụ như khi bạn muốn đặt vé máy bay sẽ gọi là book vé, đặt bàn ăn ở nhà hàng sẽ gọi là book bàn… Vì vậy nôm na dễ hiểu booking chính là một hành động thực hiện đặt trước một chỗ nào đó cho dịch vụ sắp sửa diễn ra ở tương lai.

Tuy nhiên trong phạm vi bài viết liên quan đến Booking Note này thì chúng ta sẽ không bàn về vé máy bay hay book bàn ăn tiệc tùng. Mà chúng ta sẽ phân tích Booking Note trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, logistics hay trong vận tải quốc tế.

Việc thực hiện Booking Note cũng không phải là công việc khó. Chủ yếu là chúng ta cần xác định được đâu là hãng tàu phù hợp với giá cước sau đó đặt book sớm để thu xếp đóng hàng rồi đưa lên tàu đúng như kế hoạch.

Đối với hãng tàu sau khi khách hàng chấp nhận giá họ tiến hành gửi lệnh cấp rỗng. Lúc đó khách hàng tiến hành bố trí kép vỏ container rỗng đi đóng hàng. Đồng thời thực hiện những thủ tục cần thiết để có thể thông qua xuất khẩu hàng hóa cho mình.

Booking Note chính là thỏa thuận lưu khoang

2. Một số thông tin cơ bản trên Booking Note

Sau khi đã biết Booking Note là gì thì chúng ta hãy cùng nhau xem thử một số thông tin cơ bản nào cần có trên Booking Note nhé.

- Cần có số booking tức là booking no.

- Cần có tên tàu, số chuyến - vessel, voy no.

- Cần phải có dự kiến thời gian tàu chạy và tàu đến - ETD, ETA.

- Cần có thông tin số lượng cùng chủng loại container, có khối lượng hàng dự kiến cũng như thông tin loại hàng hóa.

- Cần có tên cảng xếp, cảng dỡ hàng và cả cảng chuyển tải nếu có.

- Cần có địa điểm lấy vỏ container rỗng cùng địa điểm hạ container hàng đối với hàng FCL.

- Cần có địa điểm kho đóng hàng cũng như thời hạn đóng hàng đối với hàng LCL.

- Cần có Closing time, VGM cut-off time và cả Shipping Instruction cut-off time.

- Trong Booking Note cũng cần có thông tin người liên hệ của hãng vận chuyển.

3. Một số khái niệm cơ bản trên Booking Note cần biết

Để giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về Booking Note chúng ta hãy cùng xem thử một số khái niệm cơ bản có liên quan đến thuật ngữ này nhé.

3.1. Khái niệm giờ cắt máng

Giờ cắt máng còn được gọi là closing time. Đây chính là thời hạn cuối cùng mà chúng ta cần bàn giao hàng cho cảng nhằm xếp hàng hóa lên tàu. Nếu như quá thời hạn trên thì lúc đó bạn cần phải đi chuyến sau hay còn được gọi là rớt tàu.

Tuy nhiên vẫn có một số ngoại lệ, đó là việc giao hàng trễ hơn khoảng vài giờ nếu so với closing time. Đó là việc các forwarder xin được hãng tàu đồng ý về việc chậm trễ một chút bởi họ có mối quan hệ tốt cùng hãng tàu.

Một số khái niệm cơ bản trên Booking Note

3.2. Khái niệm VGM cut-off time

Nó được xuất phát từ công ước SOLAS yêu cầu hàng hóa trước khi tiến hành xếp lên tàu cần có xác nhận về khối lượng trong 1 chứng từ và đó là Phiếu VGM. Vì vậy hàng hóa muốn được lên tàu cần phải trình một phiếu VGM trước thời điểm nào đó. Do vậy nó được gọi là VGM cut-off time là viết tắt của Verified Gross Mass cut-off time.

3.3. Khái niệm Shipping Instruction cut-off time

Trong Booking Note thì khái niệm này chính là thời hạn nhận hướng dẫn vận chuyển. Nó được gọi tắt là SI và hãng tàu yêu cầu shipper gửi SI nhằm dựa vào đó để thực hiện phát hành vận đơn. Nếu như SI phát hành muộn khi ấy shipper có thể bị hãng tàu phạt hoặc có thể bị rớt hàng vì hãng tàu không phát hành bill of lading được.

4. Quy trình lấy Booking Note từ hãng tàu

Bước 1: Sau khi đã chốt lịch thì chủ hàng hoặc công ty forwarding sẽ gửi yêu cầu lấy Booking Note bao gồm toàn bộ thông tin quan trọng của lô hàng như: Cảng đi và cảng đến, số lượng, loại container, ngày dự định đi, yêu cầu việc việc chỗ cấp container rỗng, hạ container và free time cảng đi, cảng đến…
Bước 2: Hãng tàu tiến hành kiểm tra chỗ và gửi Booking Confirmation đến cho chủ hàng hoặc là cho forwarder.
Bước 3: Sau khi chủ hàng cùng hãng tàu nhất trí thì chỉ việc lấy container rỗng về đóng hàng là hoàn thành.

Quy trình lấy Booking Note từ hãng tàu

Chúng ta vừa cùng nhau tham khảo về Booking Note là gì và một số khái niệm liên quan đến Booking Note. Nhớ đọc thêm nhiều bài viết khác của Nam Phát để được cập nhật nhiều thông tin hữu ích liên quan ngành xuất nhập khẩu nhé.