Chữ ký số sử dụng như thế nào và lưu ý cho cá nhân và doanh nghiệp

by Nguyễn Hồng Maketing online

Chữ ký số sử dụng như thế nào? cần lưu ý gì khi sử dụng chữ ký số được rất nhiều cá nhân quan tâm. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin hữu ích giúp bạn đọc hiểu rõ hơn.

1. Chữ ký số và ứng dụng trong giao dịch điện tử

Hiện nay, chữ ký số được biết đến như một công cụ hiệu quả hỗ trợ cá nhân, doanh nghiệp thực hiện các giao dịch điện tử một cách nhanh chóng thuận tiện và đảm bảo tính pháp lý. Chữ ký số đóng vai trò như chữ ký tay của cá nhân hay con dấu của tổ chức trong môi trường điện tử.

Chữ ký số chính là một dạng của chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, có thể xác định chính xác người ký thông điệp dữ liệu và bảo vệ toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu sau khi ký số.

Giải đáp chữ ký số sử dụng như thế nào.

Chữ ký số được cá nhân và tổ chức sử dụng đa dạng trong hoạt động giao dịch điện tử. Cụ thể ứng dụng của chữ ký số gồm:

Đối với cá nhân:

Sử dụng nộp thuế
Ký các văn bản nội bộ sử dụng trong đơn vị, doanh nghiệp
Giao kết hợp đồng điện tử
Sử dụng giao dịch với ngân hàng
Ký email

Đối với tổ chức:

Kê khai thuế điện tử
Kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, thuế quan điện tử
Ký hóa đơn, chứng từ điện tử
Giao kết hợp đồng điện tử
Giao dịch với ngân hàng
Sử dụng ký các văn bản, thông báo, tài liệu nội bộ trong đơn vị, doanh nghiệp

Chữ ký số có ứng dụng đa dạng trong hoạt động của đơn vị, doanh nghiệp. Nhờ có chữ ký số mà mọi hoạt động giao kết hợp đồng, mua bán hay thực hiện kê khai, nộp tiền với cơ quan nhà nước được nhanh chóng và thuận lợi. Nhờ có chữ ký số mà cá nhân, đơn vị và doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và thời gian tối ưu, tăng cơ hội hợp tác kinh doanh.

2. Cách sử dụng chữ ký số như thế nào và những lưu ý

Mặc dù đối với mỗi loại chữ ký số khác nhau sẽ có cách sử dụng khác nhau, tuy nhiên việc sử dụng chữ ký số nói chung khá đơn giản. Người dùng sau khi đăng ký sử dụng dịch vụ chữ ký số của nhà cung cấp theo quy định sẽ cài đặt phần mềm chữ ký số của nhà cung cấp và làm theo hướng dẫn là có thể ký số ngay.

Sử dụng chữ ký số nộp thuế.

2.1 Cách sử dụng chữ ký số USB Token

Chữ ký số USB Token là loại chữ ký số phổ biến nhát hiện nay được cá nhân và đơn vị ưu tiên sử dụng do có giá cả hợp lý, phù hợp với nhu cầu của đông đảo cá nhân, dơn vị. Để sử dụng chữ ký số, người dùng cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị thiết bị và phần mềm

Sau khi đăng ký sử dụng dịch vụ chữ ký số thành công. Nhà cung cấp chữ ký số sẽ cấp chữ ký số cho người dùng dưới dạng USB Token và phần mềm quản lý chữ ký số.

Thiết bị USB Token: Thiết bị USB Token là thiết bị chứa khóa công khai và khóa bí mật của chữ ký số.
Phần mềm chữ ký số: Phần mềm chữ ký số là phần mềm được sử dụng để ký các tài liệu điện tử.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ thiết bị chữ ký số và phần mềm chữ ký số của nhà cung cấp, người dùng tiến hành cài đặt phần mềm trên thiết bị máy tính.

Bước 2: Cài đặt thiết bị và phần mềm

Người dùng cần thực hiện cài đặt theo hướng dẫn của nhà cung cấp (đối với mỗi nhà cung cấp khác nhau sẽ có phương thức cài đặt khác nhau).

Đối với chữ ký số ECA được cung cấp bởi Công ty Pháp triển Công nghệ Thái Sơn được cài như sau:

Cắm USB Token vào máy tính
Trường hợp trương trình cài đặt không tự động khởi chạy thì thực hiện như sau:

Truy cập vào “Computer” tìm biểu tượng ECA => nhấn chọn “Open” => Chạy file ECA_CSP11_onlineinstaller.exe => nhấn chọn “Install”

Bấm chọn “Kết thúc” để hoàn tất quá trình cài đặt.

Bước 3: Kích hoạt chữ ký số và đổi mã PIN

Sau khi cài đặt thiết bị và phần mềm, người dùng cần kích hoạt chữ ký số theo hướng dẫn của nhà cung cấp. Cụ thể, người dùng bấm vào biểu tượng chữ ký số đã cài đặt thành công trên màn hình Desktop hoặc trên thanh Taskbar để chạy chương trình “Quản lý Token”.

Sau đó người dùng thực hiện các thao tác quản lý chữ ký số bao gồm:

Đổi tên Token, đổi mã PIN: đổi mã PIN giúp nâng cao hiệu quả bảo mật thông tin.
Xem thông tin chứng thư số: Kiểm tra thông tin có trùng khớp với thông tin đăng ký với cơ quan thuế, cơ quan BHXH, cơ quan hải quan hay không
Cập nhật thông tin, gia hạn,...: Phục vụ cho việc gia hạn chữ ký số đảm bảo hoạt động giao dịch điện tử không bị gián đoạn.

Bước 4: Ký số

Để thực hiện ký số trên các văn bản điện tử, hợp đồng điện tử… người dùng thực hiện các bước:

Mở tài liệu điện tử cần ký.
Mở phần mềm chữ ký số.
Chọn tài liệu điện tử cần ký.
Nhập mã Pin của thiết bị USB Token.
Nhấp chuột vào nút "Ký" để hoàn tất các bước ký số.

Sau khi ký số người dùng cần thoát ứng dụng chữ ký số sau đó mới rút USB Token ra khỏi máy tính và thực hiện cất giữ bảo quản chữ ký số an toàn.

Lưu ý khi sử dụng chữ ký số.

2.2 Lưu ý khi sử dụng chữ ký số

Đối với chữ ký số USB Token người mới dùng chưa có kinh nghiệm sẽ gặp phải rất nhiều các vấn đề. Do đó cần lưu ý những điểm như sau:

Người dùng cần kiểm tra thông tin của tài liệu điện tử một cách ký lưỡng trước khi ký, sau khi ký nội dung của tài liệu sẽ không thể thay đổi.
USB Token cần được cất giữ cẩn thận, tránh va đập, dính nước hoặc rút ra cắm lại nhiều lần liên tục.
Chỉ ký số chỉ nên do một người cất giữ sử dụng, không nên chia sẻ mã Pin cho người khác.
Cập nhật phần mềm chữ ký số thường xuyên để đảm bảo sử dụng được các tính năng mới của chữ ký số.
Trong trường hợp chữ ký số bị lỗi mà không xác định được lỗi hoặc không xử lý được cần liên hệ với nhà cung cấp để được hỗ trợ giải quyết.
Lưu ý thời hạn sử dụng của chữ ký số, thực hiện gia hạn chữ ký số trước thời điểm hết hạn để đảm bảo hoạt động giao dịch điện tử không bị gián đoạn.

Trên đây Thái sơn cung cấp thông tin hướng dẫn chữ ký số sử dụng như thế nào và những lưu ý cho cá nhân, đơn vị mới sử dụng chữ ký số. Khi lựa chọn chữ ký số cần lưu ý lựa chọn loại chữ ký số phù hợp với nhu cầu sử dụng phù hợp với mức tài chính. Không nên sử dụng chữ ký số có giá cao hoặc dịch vụ cung cấp cho khách hàng kém điều này sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động của doanh nghiệp.